Rechtsgrundlagen

Diese Seite hält fest, nach welchen Regeln das Werkzeug rechnet – mit Beträgen, Grenzen und der jeweiligen Fundstelle im Gesetz. Sie ist für Sie als Unternehmerin oder Unternehmer geschrieben, nicht für Entwickler.

Stand: 2026. Alle Beträge gelten für das Kalenderjahr 2026, sofern nichts anderes dabeisteht. Für frühere Jahre rechnet das Werkzeug nach der damals gültigen Rechtslage weiter.

Kein Ersatz für Steuerberatung. Das Werkzeug rechnet nach den hier beschriebenen Regeln und erzeugt die Kennzahlen für die amtlichen Formulare. Die Verantwortung für das, was Sie beim Finanzamt einreichen, bleibt bei Ihnen. Lassen Sie die erste Umsatzsteuervoranmeldung und die erste Einkommensteuererklärung einmal von einer Steuerberatung gegenprüfen.

Umsatzsteuer

Steuersätze

Für ein Beratungs- oder IT-Einzelunternehmen ist praktisch nur der Normalsteuersatz von 20 % relevant.

Der Satz von 4,9 % auf Grundnahrungsmittel

Rechtsgrundlage: § 10 Abs 1a UStG in Verbindung mit Anlage 3 zum Umsatzsteuergesetz, kundgemacht als BGBl. I Nr. 37/2026.

Seit 1. Juli 2026 sind ausgewählte Grundnahrungsmittel mit 4,9 % statt mit 10 % zu versteuern. Der ungewöhnliche Satz ist unionsrechtlich bedingt: Ein dritter ermäßigter Satz ist nur erlaubt, wenn er unter 5 % liegt.

Begünstigt sind unter anderem Trinkmilch, Joghurt und Butter, frische Eier, frisches und gefrorenes Gemüse, Kern- und Steinobst, Reis, Mehl und Grieß, ungefüllte Nudeln, Brot und einfaches Gebäck sowie Speisesalz. Welche Ware genau darunter fällt, entscheidet ihre Einordnung in die Kombinierte Nomenklatur – die Liste in Anlage 3 ist abschließend.

Ausdrücklich nicht begünstigt sind:

• Zitrusfrüchte, Bananen, Beeren und tropische Früchte.
• Gebäck mit mehr als 5 % Zucker oder Fett in der Trockenmasse, also die meisten Süßwaren.
• Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen. Die Semmel über die Budel ist begünstigt, dieselbe Semmel mit Kaffee am Stehtisch nicht.
• Gemischte Lieferungen. Sobald eine nicht begünstigte Ware dazukommt – die Wurstsemmel, das Kakaogetränk –, gilt wieder der bisherige Satz.

Maßgeblich ist der Tag der Lieferung, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Juni gelieferte Ware bleibt bei 10 %, auch wenn die Rechnung erst im Juli geschrieben wird.

In der Umsatzsteuervoranmeldung werden diese Umsätze unter Kennzahl 000 und 124 eingetragen, innergemeinschaftliche Erwerbe unter Kennzahl 070 und 125.

Kleinunternehmerregelung

Rechtsgrundlage: § 6 Abs 1 Z 27 UStG.

Wer im Jahr nicht mehr als 55.000 Euro Umsatz macht, muss keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen – darf dafür aber auch keine Vorsteuer abziehen.

• Toleranz: Ein Überschreiten um bis zu 10 %, also bis 60.500 Euro, lässt die Befreiung bis zum Jahresende bestehen.
• Darüber hinaus endet die Befreiung sofort – und zwar ab genau dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, nicht rückwirkend für das ganze Jahr.
• Das Vorjahr zählt mit: Wer 2025 über der Grenze lag, ist 2026 grundsätzlich kein Kleinunternehmer mehr.
• Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, und der Hinweis „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG" muss darauf stehen. Steht dort trotzdem eine Steuer, schulden Sie sie allein deshalb, weil sie auf der Rechnung steht.
• Der freiwillige Verzicht auf die Befreiung (Regelbesteuerungsantrag, Formular U12) bindet Sie fünf Jahre.

Diese Regelung wurde mit 1.1.2025 grundlegend geändert: davor lag die Grenze bei 35.000 Euro, und die Toleranz galt nur einmal in fünf Jahren.

Das Dashboard zeigt eine Ampel, sobald Sie sich der Grenze nähern.

Umsatzsteuervoranmeldung

Rechtsgrundlage: § 21 UStG.

Frist für Abgabe und Zahlung: der 15. des zweitfolgenden Monats. Für März also der 15. Mai, für das erste Quartal ebenfalls der 15. Mai.

Das Werkzeug erzeugt die Voranmeldung in der Form des amtlichen Formulars U30 – Kennzahl für Kennzahl, in derselben Reihenfolge. Sie tippen die Zahlen in FinanzOnline ab.

Geschäfte mit dem Ausland

Der am häufigsten falsch gebuchte Bereich. Nicht das Land allein entscheidet, sondern wer der Kunde ist: ein Unternehmen oder eine Privatperson. Dieselbe Leistung nach Deutschland wird für ein Unternehmen mit UID ohne Umsatzsteuer abgerechnet und für eine Privatperson mit 20 %.

Verkauf an ein Unternehmen im Ausland:

• Dienstleistung an ein Unternehmen im EU-Ausland – der Leistungsort verlagert sich zu Ihrem Kunden (§ 3a Abs 6 UStG). Der Umsatz ist in Österreich nicht steuerbar und taucht deshalb in keiner Kennzahl der Voranmeldung auf, sondern ausschließlich in der Zusammenfassenden Meldung. Auf der Rechnung steht „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", die UID des Kunden ist Pflicht.
• Warenlieferung in die EU (innergemeinschaftliche Lieferung, Art 6 Abs 1 UStG) – steuerfrei, erscheint aber sehr wohl in der Voranmeldung und zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung.
• Dienstleistung ins Drittland – nicht steuerbar, keine Zusammenfassende Meldung.

Ohne UID Ihres Kunden gilt nichts davon. Fehlt sie, ist der Übergang der Steuerschuld nicht möglich und die Rechnung wird wie an eine Privatperson behandelt.

Verkauf an eine Privatperson im Ausland:

• Dienstleistung an eine Privatperson im EU-Ausland – der Leistungsort bleibt bei Ihnen (§ 3a Abs 7 UStG). Die Leistung ist in Österreich steuerbar, es fallen 20 % an, und sie gehört in keine Zusammenfassende Meldung.
• One-Stop-Shop. Überschreiten Ihre Verkäufe an Privatpersonen im EU-Ausland zusammengerechnet 10.000 Euro im Jahr, verlagert sich der Leistungsort in das Land des Kunden. Ab dann ist dort mit dem dortigen Steuersatz abzurechnen, üblicherweise über den One-Stop-Shop beim österreichischen Finanzamt. Dieses Werkzeug deckt das nicht ab – es weist Sie auf die Grenze hin, den Rest besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Privatperson im Drittland – grundsätzlich ebenfalls in Österreich steuerbar. Die Ausnahme steht in § 3a Abs 13 UStG: bei elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikation und Rundfunk verlagert sich der Ort auch hier zum Kunden, die Leistung ist dann in Österreich nicht steuerbar.
• Warenlieferung ins Drittland – Ausfuhrlieferung, steuerfrei, unabhängig davon, ob der Kunde ein Unternehmen ist. Bewahren Sie den Ausfuhrnachweis auf.

Einkauf aus dem Ausland:

• Leistung von einem ausländischen Unternehmen bezogen – Sie schulden die Steuer selbst (Reverse Charge) und dürfen sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen. Unterm Strich null, gemeldet werden muss es trotzdem.
• Wareneinkauf aus der EU (innergemeinschaftlicher Erwerb) – dasselbe Prinzip: Erwerbsteuer und Vorsteuer heben einander auf. Die Erwerbsschwelle liegt bei 11.000 Euro.

Deshalb wird bei jedem Kunden hinterlegt, ob er Unternehmen oder Privatperson ist. Das Werkzeug schlägt daraus die Besteuerung vor, begründet den Vorschlag in einem Satz und verweigert eine Rechnung, die einer Privatperson die Steuerschuld überträgt.

Zusammenfassende Meldung

Rechtsgrundlage: Art 21 Abs 3 UStG.

Jede innergemeinschaftliche Lieferung und jede Dienstleistung an ein Unternehmen im EU-Ausland muss je Kunden-UID gemeldet werden.

Die Frist ist einen Monat früher als bei der Voranmeldung: Ende des Folgemonats. Das wird regelmäßig übersehen.

Prüfen Sie die UID Ihrer EU-Kunden über MIAS/VIES und bewahren Sie den Nachweis auf – ohne ihn ist die Steuerfreiheit gefährdet. Das Werkzeug erledigt die Abfrage und legt das Ergebnis ab.

Ist- oder Sollbesteuerung

Rechtsgrundlage: § 17 UStG.

• Ist-Besteuerung – die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn das Geld eingeht. Das gilt für freie Berufe und für nicht buchführungspflichtige Gewerbetreibende und ist die Voreinstellung.
• Soll-Besteuerung – die Umsatzsteuer wird schon mit der Rechnungslegung fällig, unabhängig davon, ob jemand zahlt.

Der Gewinn wird in beiden Fällen nach Zufluss und Abfluss ermittelt. Deshalb kann ein Beleg für die Umsatzsteuer in einen anderen Zeitraum fallen als für den Gewinn – das Werkzeug führt dazu zwei getrennte Datumsangaben je Buchung.

Was auf einer Rechnung stehen muss

Rechtsgrundlage: § 11 UStG.

Pflichtangaben: Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und Ihre UID-Nummer.

• Ab 10.000 Euro brutto muss zusätzlich die UID des Kunden auf der Rechnung stehen – aber nur, wenn der Kunde ein Unternehmen ist. Eine Privatperson hat keine UID; für sie gilt die Grenze nicht.
• Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto kommen mit weniger Angaben aus; dort genügt der Steuersatz statt des Steuerbetrags.
• Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen.
• Die Nummerierung muss lückenlos sein und jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Mehrere Nummernkreise und ein jährlicher Neustart sind erlaubt.

Das Werkzeug prüft diese Angaben, bevor es eine Rechnung festschreibt, und verweigert das Festschreiben, wenn etwas fehlt.

Rechnungen, die anderswo ausgestellt wurden

Wer auf dieses Werkzeug umsteigt, bringt Ausgangsrechnungen mit – aus einem früheren Programm, von der Steuerberatung oder aus einem Rechnungsblock. Sie gehören in die Bücher, denn aufzeichnungspflichtig sind Sie, nicht Ihr voriges Programm (§ 132 BAO), und Gewinnermittlung wie Umsatzsteuervoranmeldung sind ohne sie falsch. Für solche Rechnungen gelten dieselben Regeln wie für alle anderen, nur greifen sie an anderer Stelle.

Die Nummer bleibt, wie sie vergeben wurde. § 11 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vorkommt. Diese Nummer ist zugleich das Kennzeichen, unter dem der Kunde das Schriftstück abgelegt hat und unter dem seine Buchhaltung es führt; würde das Werkzeug eine eigene Nummer darübersetzen, gäbe es dasselbe Geschäft mit zwei Kennungen. Umgekehrt darf die fremde Nummer auch nicht in die eigene Serie geraten, denn diese muss lückenlos und ohne Doppelvergabe bleiben. Deshalb wird eine übernommene Rechnung mit ihrer Nummer aufgezeichnet und in einem eigenen Nummernkreis geführt – mehrere Nummernkreise nebeneinander sind ausdrücklich zulässig.

Nachträglich geändert wird nichts (§ 131 BAO). Eine übernommene Rechnung ist ab dem Moment ihrer Aufzeichnung genauso unveränderlich wie eine hier geschriebene. Wurde die alte Rechnung anderswo storniert oder gutgeschrieben, wird dieses Schriftstück ebenfalls übernommen; das Werkzeug schreibt dazu weder ein Storno noch eine Gutschrift unter eigener Nummer.

Beleg ist die Datei, die Sie hochladen. Das Werkzeug druckt für eine übernommene Rechnung keine eigene Fassung. Ein Ausdruck im hiesigen Layout wäre ein Dokument, das der Kunde nie erhalten hat, und es wäre von dem echten nicht zu unterscheiden. Maßgeblich ist und bleibt das Original.

Aufgezeichnet wird auch eine mangelhafte Rechnung. Fehlt einer alten Rechnung eine Pflichtangabe – die UID des Kunden, der Leistungstag, der Hinweis auf eine Steuerbefreiung –, so ist das ein Mangel dieser Rechnung, den das Werkzeug benennt. Es ist aber kein Grund, den Vorgang zu verschweigen: Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht des § 132 BAO trifft Sie und erfasst gerade auch die Belege, die nicht in Ordnung sind. Aufgehalten werden Sie nur dort, wo die Aufzeichnung selbst unrichtig würde – wenn die erfassten Positionen nicht die Summen des Belegs ergeben, wenn ein Steuersatz für das Jahr der Leistung nicht existiert oder wenn Nummer oder Rechnungsdatum fehlen. Was nicht zusammenpasst, wird benannt und nicht stillschweigend zurechtgerechnet.

Einkommensteuer

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Rechtsgrundlage: § 4 Abs 3 EStG.

Es zählt der Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum. Eine im Dezember gestellte, im Jänner bezahlte Rechnung gehört ins neue Jahr.

Zwei wichtige Ausnahmen:

• Anlagevermögen wird nicht sofort abgesetzt, sondern über die Nutzungsdauer verteilt.
• Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel gelten innerhalb von 15 Tagen im wirtschaftlich zugehörigen Jahr (§ 19 EStG). Das Werkzeug automatisiert das nicht – Sie bilden es über das Zahlungsdatum ab.

Gebucht wird netto: die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten und beeinflusst den Gewinn nicht.

Zur Buchführung verpflichtet sind Sie ab 700.000 Euro Jahresumsatz (§ 189 UGB). Darunter genügt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Steuertarif 2026

Die Stufen werden seit 2023 jährlich angehoben, um die kalte Progression auszugleichen. Für 2026 betrug die Anhebung 1,733 Prozent.

Zum Vergleich – die erste Stufe lag 2025 bei 13.308 Euro und 2024 bei 12.816 Euro.

Gewinnfreibetrag

Rechtsgrundlage: § 10 EStG.

Der Grundfreibetrag steht Ihnen ohne jede Investition zu und wird automatisch berücksichtigt. Alles darüber ist investitionsbedingt: Sie müssen im selben Jahr in begünstigte Wirtschaftsgüter investieren – körperliche, abnutzbare Güter mit mindestens vier Jahren Nutzungsdauer oder bestimmte Wertpapiere – und diese vier Jahre behalten.

Insgesamt sind höchstens 46.400 Euro pro Jahr möglich.

Abschreibung

Rechtsgrundlagen: §§ 7, 8 und 13 EStG.

Bei der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter zählt der Nettobetrag, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, sonst der Bruttobetrag.

Für Elektroautos gibt es den Vorsteuerabzug voll bis 40.000 Euro Anschaffungskosten, anteilig bis 80.000 Euro und darüber gar nicht.

Von der degressiven Abschreibung ausgenommen sind Gebäude, PKW (außer Elektroautos) und unkörperliche Wirtschaftsgüter.

Übliche Nutzungsdauern als Anhaltspunkt: Computer und Notebooks 3 Jahre, Smartphones 3, Software 3, Büromöbel 10, Maschinen 8, PKW 8, Betriebsgebäude 40. Diese Werte sind Vorschläge – maßgeblich ist die tatsächliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des konkreten Gegenstands.

Reisekosten

Sätze seit 1.7.2025:

Für das Kilometergeld brauchen Sie ein Fahrtenbuch.

Betriebsausgaben mit Sonderregeln

• Bewirtung – für die Einkommensteuer nur zur Hälfte absetzbar (§ 20 Abs 1 Z 3 EStG). Die Vorsteuer bleibt dagegen zur Gänze abziehbar. Das Werkzeug behandelt beide Kürzungen getrennt, weil es rechtlich zwei verschiedene Dinge sind.
• Repräsentationsaufwendungen – gar nicht absetzbar.
• Arbeitsplatzpauschale (§ 4 Abs 4 Z 8 EStG) – 1.200 Euro im Jahr, oder 300 Euro, wenn Sie daneben noch andere Einkünfte haben, für die ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Ergonomisches Mobiliar – bis 300 Euro im Jahr.
• Arbeitszimmer im Wohnungsverband – nur absetzbar, wenn es der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen Tätigkeit ist. Schließt das Arbeitsplatzpauschale aus.
• Privatanteile bei Telefon, Internet und Auto kürzen sowohl den Gewinn als auch die Vorsteuer.
• SVS-Beiträge sind Betriebsausgabe in dem Jahr, in dem Sie sie zahlen.

Pauschalierungen

Statt jede Ausgabe einzeln zu erfassen, können Sie pauschal absetzen:

Nach einer Rückkehr zur vollen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind Sie bei der Basispauschalierung fünf Jahre gebunden.

Verluste

Verluste aus einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung können Sie zeitlich unbegrenzt in die Folgejahre vortragen (§ 18 Abs 6 EStG). Das Werkzeug berücksichtigt einen eingetragenen Verlustvortrag bei der Ermittlung des steuerlichen Gewinns.

Sozialversicherung

Beitragssätze 2026 für die Sozialversicherung der Selbständigen:

Die Beitragsgrundlage ist Ihr Gewinn zuzüglich der Beiträge, die Sie im selben Jahr bereits als Betriebsausgabe abgesetzt haben. Die SVS rechnet im dritten Folgejahr endgültig nach – die Prognose im Werkzeug ist deshalb ausdrücklich eine Schätzung.

Aufzeichnungen und Aufbewahrung

• Sieben Jahre aufbewahren (§ 132 BAO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Belege aus dem Jahr 2026 sind also bis 31. Dezember 2033 aufzubewahren, gleich ob sie vom 3. Jänner oder vom 30. Dezember stammen. Belege, die zu einer gebuchten Ausgabe gehören, lassen sich im Werkzeug deshalb nicht löschen.
• Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt (§ 132 Abs 2 BAO), solange die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ende der Frist gesichert ist. Genau dafür gibt es den Vollexport: ein Paket mit allen Buchungen, Rechnungen, Belegen und Auswertungen, das ohne dieses Werkzeug lesbar bleibt.
• Nichts darf spurlos verändert werden (§ 131 BAO). Deshalb sind festgeschriebene Rechnungen unveränderlich: Korrekturen laufen über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, und jede Änderung landet im Änderungsprotokoll.
• Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) – Sie müssen jedem Kunden einen Beleg geben, unabhängig von der Registrierkassenpflicht.
• Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO) entsteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz und7.500 Euro Barumsatz. Wer ausschließlich per Überweisung fakturiert, ist nicht betroffen. Dieses Werkzeug ist keine Registrierkasse und ersetzt keine.

Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen

Das Werkzeug wird betrieben, die Daten liegen also auf fremden Servern. An der Rechtslage ändert das nichts: aufbewahrungspflichtig sind Sie, nicht der Betreiber. Die Finanzverwaltung verlangt die Unterlagen von Ihnen, und ein Hinweis auf einen Dienstleister entlastet nicht.

Praktisch bedeutet das dreierlei:

• Laden Sie den Vollexport regelmäßig herunter und bewahren Sie ihn dort auf, wo Ihre übrigen Unterlagen liegen. Einmal im Jahr nach dem Jahresabschluss ist das Mindeste, besser nach jeder Umsatzsteuervoranmeldung.
• Kündigen Sie nicht ohne Export. Nach einer Kündigung bleiben die Daten zwar bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gespeichert und abrufbar, aber Sie sollten sich darauf nicht verlassen müssen.
• Nach Ablauf der Frist wird gelöscht. Sieben Jahre nach dem Ende des letzten Jahres, in dem Sie gebucht haben, werden die Daten endgültig entfernt – dann besteht kein Grund mehr, sie zu speichern (Art 5 Abs 1 lit e DSGVO).

Wie der Betreiber mit Ihren Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag; beide sind in der Anwendung unter „Datenschutz" abrufbar.

Fristen auf einen Blick

Mit einer Steuerberatung verlängert sich die Frist für die Jahreserklärungen über die Quotenregelung.

Was dieses Werkzeug nicht tut

• Es übermittelt nichts an FinanzOnline. Es erzeugt die Kennzahlen; die Abgabe machen Sie selbst. Die amtliche Schnittstelle steht nur registrierten Softwareherstellern offen.
• Es ist keine Registrierkasse im Sinn des § 131b BAO.
• Es kennt keinen One-Stop-Shop für Verkäufe an Privatpersonen im EU-Ausland.
• Es macht keine Lohnverrechnung.
• Es ersetzt keine Steuerberatung.

Woher diese Angaben stammen

Die Beträge und Regeln wurden im August 2026 aus folgenden Quellen erhoben:

• Bundesministerium für Finanzen – die amtlichen Formulare U30 (Umsatzsteuervoranmeldung) und E1a (Beilage zur Einkommensteuererklärung für Einzelunternehmen), Kennzahl für Kennzahl übernommen
• Bundesministerium für Finanzen – Kilometergeld und Reisekostensätze
• Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) – Kleinunternehmerregelung ab 2025
• Wirtschaftskammer Österreich – aktuelle Werte zur Einkommensteuer 2026, Gewinnfreibetrag, Beitragswesen der Selbständigen
• Sozialversicherung der Selbständigen – Beitragstabelle 2026
• Rechtsinformationssystem des Bundes (ris.bka.gv.at) – Gesetzestexte zu UStG, EStG, BAO und UGB

Ändert sich ein Wert, wird er für das jeweilige Jahr neu hinterlegt. Bereits abgeschlossene Jahre rechnen unverändert nach der damals gültigen Rechtslage weiter.