Rechnungen schreiben und fremde übernehmen
Kunde wählen, Positionen erfassen, festschreiben.
So entsteht eine Rechnung
Der Steuerschlüssel ergibt sich aus dem Kunden
Aus Land, Kundentyp und UID. Warum es dieser Schlüssel ist, steht in einem Satz gleich darunter.
Kunden-UIDs werden über MIAS/VIES geprüft. Ohne diesen Nachweis warnt die Zusammenfassende Meldung.
| Fall | Schlüssel |
|---|---|
| Kunde im Inland | Österreichische Umsatzsteuer |
| EU-Unternehmen mit UID | Reverse Charge, ohne Umsatzsteuer |
| Privatperson im EU-Ausland | Österreichische Umsatzsteuer |
| Kunde im Drittland | Nicht steuerbar |
Beim Festschreiben passieren vier Dinge
- Pflichtangaben geprüft. Was fehlt, steht da.
- Nummer gezogen, lückenlos und nur einmal.
- Kundenanschrift eingefroren.
- PDF und Buchung entstehen.
Korrigieren und versenden
- Storno mit eigener Nummer
- Spiegelverkehrte Beträge, Teilbeträge über die Gutschrift. Festgeschriebenes bleibt unverändert.
- Versand per E-Mail
- Direkt an den Kunden. Der Versand steht in der Rechnungsakte.
- Mahnwesen
- Mahnstufen, dazu eine E-Mail, sobald eine Rechnung überfällig wird.
- Dauerrechnungen und Angebote
- Wiederkehrende Rechnungen mit Intervall. Ein Angebot wird zur Rechnung.
- Fünf Vorlagen, Ihr Logo
- Klassisch, Modern, Minimal, Freundlich oder Kompakt. Dazu Akzentfarbe, Fußtext und Zahlungsziel.
- E-Rechnung
- Eigene Rechnungen gehen nach dem Festschreiben zusätzlich als EN-16931-XML hinaus, für Kunden, die eine E-Rechnung verlangen. Für übernommene Rechnungen nicht.
Fremde Rechnungen übernehmen
Aus der Registrierkassa, dem Webshop oder einem anderen Programm. Der Umstieg geht auch mitten im Jahr, Parallelbetrieb auf Dauer.
Die fremde Nummer bleibt
Die Rechnung behält die Nummer, unter der sie ausgestellt wurde. Ihre eigene Serie bleibt lückenlos.
Ein Rechnungskreis je Herkunft
Etwa „Kassensystem 2025". Mehrere Kreise erlaubt § 11 UStG ausdrücklich.
Die hochgeladene Datei ist der Beleg
Ein zweites PDF entsteht nicht. Der Kunde hat das Original in Händen.
Gegengerechnet auf den Cent
Weichen Positionen und Summe ab, übernimmt easyrechnung nichts und benennt die Differenz.
Mängel halten nicht auf
Fehlt am alten Beleg die UID, sagt easyrechnung es und übernimmt trotzdem.
Lückenübersicht je Kreis
Erste Nummer, letzte, Anzahl, fehlende. Das Erste, wonach eine Prüfung fragt.
Kein Storno zu einer fremden Rechnung, keine Registrierkasse nach § 131b BAO, kein One-Stop-Shop. Eingehende E-Rechnungen werden nicht als Datensatz ausgewertet, siehe Belege.
Mit alten Rechnungen ausprobieren
Übernehmen Sie zwei Rechnungen aus Ihrem bisherigen Programm, dann sehen Sie, wie die Übernahme läuft.