Wie easyrechnung Ihre Daten schützt
Ihre Buchhaltung liegt auf einem Server in der Europäischen Union. Gesichert wird sie jeden Tag, und an Ihre Belege kommt nur, wer angemeldet ist.
Ihre Daten liegen in der EU
Server, Speicher und Sicherungen kommen von der Hetzner Online GmbH, verarbeitet wird in deren Rechenzentrum in Nürnberg. Das Rechenzentrum hat Zutrittsschutz rund um die Uhr, Videoüberwachung und protokollierten Zutritt. Das ist eine Zusage von Hetzner, die im Auftragsverarbeitungsvertrag steht, und keine Einstellung in easyrechnung.
Dort liegt alles, was Sie eingeben: die Buchungen und die Belegdateien. Wer sonst noch etwas davon zu sehen bekommt, steht in der Liste der Auftragsverarbeiter, und diese Liste ist vollständig.
Was verschlüsselt ist
- Jede Verbindung zwischen Ihrem Browser und easyrechnung ist verschlüsselt. Eine unverschlüsselte nimmt die Anwendung gar nicht erst an.
- Die tägliche Sicherung ist verschlüsselt.
- Auf der Website easyrechnung.at fallen keine Buchhaltungsdaten an. Die Anwendung läuft unter app.easyrechnung.at.
Die vollständige Aufstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen steht in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Sie ist Vertragsbestandteil, wird einmal im Jahr durchgegangen, und was dort steht, gilt.
Wer sich anmelden kann
An Ihre Buchhaltung kommen nur die Benutzer, die Sie selbst angelegt haben.
- Von Ihrem Passwort liegt kein lesbares Zeichen auf dem Server.
- Meldet sich jemand aus einem Browser an, den easyrechnung noch nie gesehen hat, kommt ein Code per E-Mail. Gleichzeitig geht eine Nachricht an Ihre Adresse.
- Wer ein Passwort wiederholt falsch eingibt, wird ausgebremst.
- Ein vergessenes Passwort setzen Sie über einen Link zurück, der eine Stunde gilt und nur einmal funktioniert.
Um mehr müssen Sie sich nicht kümmern. Wie das im Einzelnen gebaut ist, steht unter „Zugangskontrolle" in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags, und was dort steht, ist Vertragsbestandteil.
Drei Rollen: Inhaber, Buchhaltung, Lesen
- Inhaber
- Darf alles, inklusive Jahresabschluss, Stammdaten und Benutzerverwaltung. Vollexport und Kündigung gehen nur über diese Rolle.
- Buchhaltung
- Darf buchen und Belege bearbeiten, aber keine Jahre abschließen.
- Lesen
- Darf alles sehen, aber nichts ändern.
Der Betreiber greift auf Ihre Daten nur zu, soweit Betrieb und Fehlersuche es verlangen, und jeder Zugriff wird protokolliert. Seine eigenen Zugänge zum Server sind laut Auftragsverarbeitungsvertrag zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung gesichert.
Ihre Buchhaltung bleibt Ihre
easyrechnung führt die Bücher vieler Betriebe. Dass keiner davon je die Zahlen eines anderen zu sehen bekommt, ist die Grundregel des Programms, und sie wird bei jeder Änderung geprüft.
Belege gibt es nur hinter der Anmeldung
- Keine Belegdatei hat eine Adresse, die man aufrufen könnte. Jeder einzelne Abruf prüft, wer fragt und zu welchem Betrieb die Datei gehört.
- Ein weitergegebener Link nützt deshalb niemandem, der nicht angemeldet ist.
- Angenommen werden PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, CSV und XML, bis 25 MB je Datei und 20 Dateien auf einmal.
Jede Änderung steht im Protokoll
Eine Zeile je Änderung: wer, wann, von welcher Adresse, welcher Datensatz, welche Aktion, und ein Vorher-Nachher genau der Felder, die sich geändert haben.
- Das Protokoll wird von der Anwendung nur ergänzt, nie geändert oder gelöscht.
- Es geht mit in den Vollexport und bleibt die vollen 7 Jahre erhalten, nicht 30 Tage.
- Festgeschriebene Rechnungen ändern sich nicht mehr. Korrigiert wird über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung.
Gesichert wird einmal am Tag
Täglich, verschlüsselt, 35 Tage aufbewahrt. Die Datenbank und der Belegspeicher, beides. Mindestens einmal im Quartal wird das Zurückspielen geprobt: in eine leere Umgebung einspielen, anmelden, eine Rechnung öffnen, ihren Beleg herunterladen.
Die Sicherung läuft außerhalb der Anwendung und ist als Zusage des Betreibers in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags festgehalten.
Ein Paket mit allem, was Sie eingegeben haben
In der Anwendung unter „Einstellungen → Daten und Datenschutz" liegt „Vollexport herunterladen". Es kommt ein ZIP heraus.
- Was drin ist
- Eine CSV je Tabelle mit deutschen Namen, alles noch einmal als JSON, die Belegdateien, die Rechnungs-PDFs, ein Manifest, eine Liesmich-Datei und die Prüfsummen. Darunter das Journal und das Änderungsprotokoll.
- Was nicht drin ist
- Benutzerkonten, Sitzungs- und Anmeldetokens, Geräte, das Mail-Protokoll, Wechselkurse, Löschprotokoll und Abrechnungsereignisse. Jede dieser Auslassungen steht im Manifest. Passwort-Hashes und Sitzungstokens verlassen den Server damit nie.
- Wer und wie oft
- Nur die Rolle Inhaber, höchstens dreimal pro Stunde.
- Vollständigkeit
- Kommt eine neue Tabelle dazu, die weder exportiert noch ausdrücklich ausgenommen ist, schlägt ein Test fehl. Und jeder Export steht im Änderungsprotokoll, bevor das erste Byte den Server verlässt.
Was bei einer Kündigung passiert
Die Aufbewahrungspflicht des § 132 BAO trifft Sie, nicht den Betreiber. Deshalb wird bei einer Kündigung nichts gelöscht.
- Kündigen kann nur die Rolle Inhaber, und sie muss dazu KÜNDIGEN eintippen.
- Dabei wird das Datum festgeschrieben, bis zu dem aufbewahrt wird. Neu gerechnet wird es nie.
- Danach lesen und exportieren Sie weiter, buchen nicht mehr. Jede schreibende Anfrage wird abgewiesen.
- Zurücknehmen können Sie die Kündigung die ganze Frist über.
Die Frist sind 7 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie zuletzt gebucht haben. Danach wird in einem Durchgang gelöscht: jede Tabelle, die Zeile des Mandanten und die gespeicherten Dateien. Übrig bleibt eine Zeile mit der Kennung, den Datumsangaben und einer Zählung. Ein Name oder eine Anschrift steht darin nicht.
Andere Fristen: Serverprotokolle 30 Tage, Ihre Cookie-Entscheidung 6 Monate, die Reichweitenmessung 2 Monate. Nachzulesen in der Datenschutzerklärung.
Die KI-Belegerkennung ist aus, bis Sie sie einschalten
Zwei Schalter, und beide müssen an sein. Der Betreiber muss einen Schlüssel hinterlegen, und Sie müssen in Ihrem Mandanten zustimmen. Ohne das läuft easyrechnung vollständig. Anbieter ist Anthropic.
Was hinausgeht
- Der ausgelesene Text dieses einen Belegs, höchstens 32.000 Zeichen.
- Hat die Datei keine Textebene, weil sie ein Foto oder ein Scan ist, geht die Datei selbst hinaus.
- Dazu im Auftrag: Ihr Firmenwortlaut, UID, IBAN, Ort, ob Sie Kleinunternehmer sind, und die Namen Ihrer Ausgabenkategorien.
Was nicht hinausgeht
- Buchungen, Auswertungen, Kontakte, Bankkonten, Kontoauszüge, Benutzerkonten.
- Belege, die vor dem Einschalten hochgeladen wurden. Nachträglich wird nichts geschickt.
- Der Inhalt eines Belegs im Protokoll. Dort stehen nur Zeit, Beleg, Benutzer, Modell, Tokens, Kosten und Dauer.
Was zurückkommt, ist ein Vorschlag. Die IBAN wird gegen Modulo 97 geprüft, die UID gegen das Muster ihres Mitgliedstaats, das Datum gegen den Kalender, Netto plus Steuer gegen den Bruttobetrag. Was durchfällt, wird verworfen und benannt. Gebucht wird nichts, das Sie nicht bestätigt haben.
Ihre Zustimmung speichert den Zeitpunkt, den Benutzer und die Fassung des Hinweistextes, den Sie dabei gesehen haben. Ein- und Ausschalten steht im Änderungsprotokoll. Wie das Auslesen abläuft, steht bei den Belegen.
Wer sonst noch an den Daten arbeitet
| Unternehmen | Wofür | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Serverbetrieb, Speicher, Sicherungen | Nürnberg, Deutschland |
| Cloudflare, Inc. | Namensauflösung für app.easyrechnung.at. Für easyrechnung.at zusätzlich Reverse Proxy, Auslieferung und Abwehr von Überlastungs- und Missbrauchsangriffen | Weltweites Netz, Anfragen aus Europa im Regelfall in einem europäischen Rechenzentrum |
| Anthropic Ireland, Limited | KI-Belegerkennung, und nur solange Sie sie eingeschaltet haben | Vereinigte Staaten |
| Microsoft Ireland Operations Limited | Das E-Mail-Postfach des Betreibers: Rechnungsversand, Belegeingang, Erinnerungen | Europäische Union, innerhalb der EU-Datengrenze von Microsoft |
| Sendinblue SAS („Brevo") | System-E-Mails: Bestätigung der Adresse, Anmeldecodes, Hinweise zu Passwort und Anmeldung, Fristerinnerungen, Monatsübersicht | Europäische Union |
Bei Cloudflare, Microsoft und Anthropic ist ein Zugriff aus den Vereinigten Staaten nicht ausgeschlossen. Worauf sich diese Übermittlungen stützen, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Datenschutzerklärung. Kommt ein weiterer dazu, wird das 30 Tage vorher angekündigt.
Stripe und Google stehen nicht in der Liste. Stripe wickelt das Entgelt ab, das Sie dem Betreiber schulden, und dafür ist der Betreiber selbst verantwortlich. Google läuft nur, wenn Sie zustimmen: auf easyrechnung.at Tag Manager und Analytics, in der Anwendung Analytics für zwei Ereignisse – eine Registrierung und ein abgeschlossenes Abo. Ohne Ihre Zustimmung wird dort kein Skript von Google geladen.
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