Kilometergeld für Selbständige

Das amtliche Kilometergeld beträgt 2026 für PKW und Kombi 0,50 € je Kilometer. Für Motorräder sind es 0,25 €, für Fahrräder und E-Bikes 0,25 €, für jede mitbeförderte Person zusätzlich 0,15 €. Diese Sätze gelten seit dem 1. Juli 2025 unverändert. Als Betriebsausgabe anerkannt werden höchstens 30.000 Kilometer je Wirtschaftsjahr, beim Fahrrad 3.000.

Für Selbständige entscheidet vor dem Satz eine andere Frage: ob das Fahrzeug überhaupt pauschal abgerechnet werden darf. Kilometergeld gibt es nur für Fahrzeuge im Privatvermögen, also bei höchstens 50 % betrieblicher Nutzung (§ 4 Abs 1 Kilometergeldverordnung). Wer mehr fährt, setzt die tatsächlichen Kosten an.

Die Sätze 2026

Rechtsgrundlage sind § 10 der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV) und die Kilometergeldverordnung (KmGV, BGBl. II Nr. 289/2024), die für betriebliche und berufliche Fahrten seit 1. Jänner 2025 gilt. Für Fußwege über einen Kilometer sieht § 11 RGV ein eigenes Kilometergeld vor – in der Praxis betrifft das fast nur Dienstreisen von Arbeitnehmern.

Warum im Netz drei verschiedene Zahlen stehen

Das Kilometergeld wurde 2025 zweimal geändert. Viele Seiten tragen noch den Stand von 2024 oder den des ersten Halbjahrs 2025.

Die KmGV nennt selbst keine Beträge. Sie verweist auf die Sätze der RGV „in der jeweils geltenden Fassung“ (§ 1 KmGV), darum wirkte die Senkung vom 1. Juli 2025 sofort auch auf Betriebsausgaben und Werbungskosten durch. Für Fahrten im Jahr 2025 zählt der Satz des jeweiligen Fahrtags: eine Motorradfahrt im Mai 2025 wird anders abgerechnet als dieselbe Strecke im August.

Wer Kilometergeld ansetzen darf

Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber Fahrtkosten bis zu den amtlichen Sätzen steuerfrei ersetzen (§ 26 Z 4 EStG). Ersetzt er weniger oder nichts, bleibt der Ansatz als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung, gedeckelt je Kalenderjahr (§ 5 KmGV).

Selbständige setzen das Kilometergeld als Betriebsausgabe an (§ 4 Abs 4 Z 6 EStG in Verbindung mit der KmGV), gedeckelt je Wirtschaftsjahr (§ 4 Abs 2 und 3 KmGV). Ob Sie es überhaupt ansetzen dürfen, hängt an der 50-Prozent-Grenze im nächsten Abschnitt.

Die 50-Prozent-Weiche zwischen Privat- und Betriebsvermögen

§ 4 Abs 1 KmGV erlaubt das pauschale Kilometergeld nur für Fahrzeuge, die nicht zum Betriebsvermögen gehören. Das heißt konkret:

• Betriebliche Nutzung bis 50 %: Das Fahrzeug bleibt Privatvermögen. Sie haben die Wahl zwischen Kilometergeld und den anteiligen tatsächlichen Kosten.
• Betriebliche Nutzung über 50 %: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen. Sie setzen zwingend die tatsächlichen Kosten an, gekürzt um den Privatanteil. Kilometergeld scheidet aus.

Ein Beispiel für die zweite Seite der Weiche: Ein Handelsvertreter fährt 25.000 Kilometer im Jahr, davon 18.000 betrieblich, also 72 %. Sein Auto ist Betriebsvermögen. Er bucht Treibstoff, Versicherung, Reparaturen und Abschreibung als Betriebsausgaben und kürzt sie um 28 % Privatanteil. Kilometergeld darf er nicht ansetzen.

Was mit dem Kilometergeld abgegolten ist

§ 3 KmGV zählt auf, was die Pauschale abdeckt:

• Wertverlust (Absetzung für Abnutzung)
• Treibstoff und Öl
• Service- und Reparaturkosten
• Zusatzausrüstung, etwa Winterreifen
• Steuern und Gebühren – nach der Auslegung des BMF auch Maut, Vignette und Parkgebühren
• Versicherungen aller Art
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs
• Finanzierungskosten

Wer das Kilometergeld ansetzt, bucht daneben also weder die Vignette noch die Parkgarage – ein häufiger Fehler, den das Finanzamt bei einer Prüfung streicht.

Ausgenommen sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei Arbeitnehmern decken Verkehrsabsetzbetrag und gegebenenfalls Pendlerpauschale diese Strecken ab; dafür gibt es kein Kilometergeld.

Die Höchstgrenzen

Als Betriebsausgabe anerkannt werden je Wirtschaftsjahr höchstens 30.000 Kilometer mit PKW, Kombi, Motorrad oder Motorfahrrad und 3.000 Kilometer mit dem Fahrrad. Für Werbungskosten gelten dieselben Grenzen, aber je Kalenderjahr (§ 5 KmGV). Der Unterschied spielt nur bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr eine Rolle – Einnahmen-Ausgaben-Rechner rechnen ohnehin nach Kalenderjahr.

Rechenbeispiele

Beide Fahrzeuge sind Privatvermögen, beide bleiben unter dem Deckel. Anders ein Berater mit 32.000 betrieblichen Kilometern: Anerkannt sind höchstens 30.000 Kilometer je Wirtschaftsjahr, die 2.000 Kilometer darüber bleiben ohne Kilometergeld (§ 4 Abs 2 KmGV).

Was ins Fahrtenbuch gehört

§ 2 Abs 2 KmGV verlangt für jede Fahrt:

1. Datum
2. Kilometerstand
3. betrieblich oder beruflich zurückgelegte Tageskilometer
4. Ausgangs- und Zielpunkt
5. Zweck der Fahrt

Ein gebundenes Buch ist nicht vorgeschrieben. Andere Aufzeichnungen genügen, wenn sie eine verlässliche Beurteilung erlauben – eine Tabelle oder ein Terminkalender samt Routenplaner-Kilometern erfüllt das, solange die fünf Angaben je Fahrt vollständig sind. Ohne diese Aufzeichnungen fällt das Kilometergeld bei einer Prüfung.

Sonderfälle

• E-Bike: gilt als Fahrrad, also 0,25 € je Kilometer und 3.000 Kilometer Obergrenze. Eine Leistungsgrenze nennt die Verordnung nicht.
• Moped und Motorfahrrad: rechnen wie das Motorrad mit 0,25 €.
• Mitbeförderte Person: Der Zuschlag von 0,15 € je Kilometer steht in der RGV und gilt eindeutig für den steuerfreien Arbeitgeberersatz (§ 26 Z 4 EStG). Als Betriebsausgabe zählt die KmGV ihn nicht ausdrücklich auf – klären Sie den Ansatz vorher mit Ihrer Steuerberatung.
• Zu Fuß: Für Wegstrecken über einen Kilometer ohne Beförderungsmittel kennt § 11 RGV ein eigenes Kilometergeld; bis Ende 2024 galt es erst ab zwei Kilometern.

Kilometergeld in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Kilometergeld buchen Sie als Ausgabe ohne Vorsteuer. Ein Vorsteuerabzug scheidet aus: Die Pauschale beruht auf keinem Beleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer, und für PKW schließt § 12 Abs 2 Z 2 lit b UStG ihn generell aus.

Grundlage der Buchung ist ein Eigenbeleg: die Fahrtenaufstellung mit den fünf Pflichtangaben und der Rechnung Kilometer mal Satz. easyrechnung führt kein Fahrtenbuch – Sie rechnen den Betrag selbst, erfassen ihn als Ausgabe und hängen die Aufstellung als Beleg an. Welche Sätze und Grenzen dabei gelten, steht gesammelt in den Rechtsgrundlagen.