Registrierkassenpflicht in Österreich

Wer Rechnungen stellt und überwiesen bekommt, braucht sehr wahrscheinlich keine Registrierkasse. Die Pflicht des § 131b BAO trifft nur Betriebe, die im Jahr mehr als 15.000 € umsetzen und davon mehr als 7.500 € bar einnehmen. Eine Überweisung ist nie ein Barumsatz. Eine Kartenzahlung ist immer einer. Einen Beleg schulden Sie Ihren Kunden allerdings auch ohne Kasse (§ 132a BAO).

Beide Grenzen müssen fallen

§ 131b Abs 1 Z 2 BAO knüpft die Pflicht an zwei Bedingungen, die im selben Kalenderjahr und im selben Betrieb erfüllt sein müssen:

Es ist ein Und, kein Oder. Wer eine halbe Million fakturiert und alles überwiesen bekommt, braucht keine Kasse. Führen Sie mehrere getrennte Betriebe, prüfen Sie die Grenzen für jeden einzeln.

Was als Barumsatz zählt

Das Gesetz fasst den Begriff weiter, als das Wort vermuten lässt. § 131b Abs 1 Z 3 BAO sagt ausdrücklich, dass die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte als Barzahlung gilt.

Bei Diensten wie PayPal entscheidet die Situation: Zahlt der Kunde vor Ort über sein Handy, ist das eine vergleichbare elektronische Zahlungsform und damit ein Barumsatz. Bezahlt er aus der Ferne im Webshop, ist es keiner. Deshalb löst ein reiner Onlineshop keine Registrierkassenpflicht aus.

Eine Beraterin, fast alles auf Rechnung

Eine IT-Beraterin fakturiert ihre Projekte und kassiert nur bei Workshops vor Ort mit dem Kartenterminal.

Die Umsatzgrenze ist deutlich überschritten. Als Barumsatz zählen aber nur die Kartenzahlungen, und die 2.000 bleiben unter der Grenze von 7.500 €. Keine Registrierkassenpflicht, weil die zweite Bedingung fehlt. Für jede der Kartenzahlungen ist trotzdem ein Beleg zu erteilen – die Rechnung erfüllt das, wenn sie die Pflichtangaben des § 132a BAO trägt.

Ab wann die Kasse laufen muss

Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs 3 BAO). Der Voranmeldungszeitraum ist je nach Vorjahresumsatz der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr (§ 21 UStG). Der Beginn hängt damit am eigenen Voranmeldungsrhythmus, nicht am nächsten Quartal.

• Eine Friseurin mit Quartals-UVA reißt beide Grenzen im Mai 2026. Ihr Voranmeldungszeitraum endet am 30. Juni 2026, die Kassenpflicht beginnt am
  1. Oktober 2026.
• Ein Händler mit Monats-UVA überschreitet die Grenzen im Februar 2026. Der Zeitraum endet am 28. Februar 2026, die Pflicht beginnt schon am
  1. Juni 2026.
• Kleinunternehmer, die keine Voranmeldung abgeben, rechnen mit dem Kalendervierteljahr. So legt es der BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht vom 2. Jänner 2026 aus.

Die Pflicht fällt auch wieder weg: Werden die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist wegen besonderer Umstände absehbar, dass das so bleibt – etwa weil ein Standort geschlossen wurde –, endet sie mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres.

Ausnahmen im Freien, auf der Hütte, beim Fest

Für Umsätze, die sich schwer an einer Kasse abwickeln lassen, erlaubt § 131 Abs 4 Z 1 BAO die vereinfachte Losungsermittlung: Die Tageslosung wird per Kassasturz ermittelt, also aus Endbestand minus Anfangsbestand zurückgerechnet. Eine Registrierkasse ist dann nicht nötig, und die Belegerteilungspflicht entfällt ebenfalls (BarUV 2015).

Die Grenze versteht sich netto und gilt so seit dem 1. Jänner 2026: Die Novelle der Barumsatzverordnung (BGBl. II Nr. 321/2025) hat sie von 30.000 angehoben.

Daneben brauchen Warenautomaten mit geringen Einzelumsätzen keine Kasse (§ 2 BarUV 2015). Und wer außerhalb der Betriebsstätte leistet – der Installateur beim Kunden –, darf den Beleg vor Ort händisch ausstellen und den Umsatz nachträglich in der Kasse erfassen.

Ein Marktstand, alles bar

Ein Standler verkauft ausschließlich im Freien auf einem öffentlichen Platz, Jahresumsatz 38.000, alles in bar. Beide Kassengrenzen wären gerissen. Die Kalte-Hände-Regel greift trotzdem: 38.000 liegt unter 45.000 €, er braucht weder Registrierkasse noch Belege und ermittelt die Tageslosung per Kassasturz.

Derselbe Stand wäre 2025 mit denselben Zahlen kassenpflichtig geworden, denn bis Ende 2025 lag die Grenze bei 30.000. Die Anhebung erspart solchen Betrieben Kasse, Signatureinheit und alle laufenden Pflichten dazu.

Ohne Kasse bleibt der Beleg

Die Belegerteilungspflicht des § 132a BAO hängt nicht an der Registrierkassenpflicht. Ab dem ersten Barumsatz – auch bei Kartenzahlung – stellen Sie einen Beleg aus und händigen ihn dem Kunden aus; eine Betragsgrenze gibt es nicht. Auf den Beleg gehören (§ 132a Abs 3 BAO):

• Ihr Name oder die Bezeichnung des Unternehmens,
• eine fortlaufende, einmalige Nummer,
• der Tag der Ausstellung,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder die Art der Leistung,
• der Betrag der Barzahlung.

Eine Rechnung mit diesen Angaben ist ein solcher Beleg. Der Kunde muss ihn entgegennehmen und bis vor die Geschäftsräumlichkeit mitnehmen (Abs 5); Sie bewahren eine Zweitschrift sieben Jahre auf (Abs 6). Was für Ihre Aufzeichnungen und Belege insgesamt gilt, steht in den Rechtsgrundlagen.

Ab dem 1. Oktober 2026 wird die elektronische Belegausstellung einfacher: Der Beleg darf dem Kunden übermittelt werden, etwa per E-Mail oder App, oder vor Ort zum Auslesen mit dem Handy bereitstehen. Einen Papierbeleg bekommt weiterhin, wer einen verlangt (BMF).

Wenn die Pflicht beginnt

Steht fest, ab wann Ihr Betrieb eine Kasse braucht, kommen diese Schritte:

1. Kasse mit Sicherheitseinrichtung anschaffen. Seit dem 1. April 2017 muss jede Registrierkasse jeden Barumsatz signieren und mit dem vorigen verketten (RKSV); der QR-Code am Beleg macht die Signatur prüfbar.
2. Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline registrieren, den Startbeleg erstellen und prüfen.
3. Zum 31. Dezember jedes Jahres den Jahresbeleg erstellen und bis zum 15. Februar des Folgejahres mit der Belegcheck-App des BMF oder über FinanzOnline prüfen lassen.
4. Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) regelmäßig exportieren und außerhalb der Kasse sichern.

Wer diese Pflichten verletzt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit (§ 51 FinStrG). Teurer wird meist die Nebenfolge: Aufzeichnungen ohne ordnungsgemäße Kasse verlieren die Vermutung der Richtigkeit, und das Finanzamt darf schätzen.

easyrechnung ist keine Registrierkasse

easyrechnung schreibt Rechnungen, erfasst Belege und erstellt die Kennzahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung – eine Registrierkasse im Sinn des § 131b BAO ist es nicht, und es ersetzt auch keine. Wer eine Kasse braucht, braucht sie zusätzlich. Für Einzelunternehmen, die auf Rechnung fakturieren und unter der Bargrenze bleiben, reicht das ohne Kasse.

Häufige Fragen

Ich bin Kleinunternehmer – betrifft mich die Registrierkassenpflicht? Möglicherweise. Die Kleinunternehmerbefreiung bis 55.000 € betrifft nur die Umsatzsteuer; die Kassengrenzen gelten davon unabhängig. Ein Kleinunternehmer mit viel Barverkauf kann also kassenpflichtig sein.

Gibt es einen Mindestbetrag, unter dem kein Beleg nötig ist? Nein. Die Belegpflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, egal wie klein. Eine Bagatellgrenze war politisch im Gespräch, wurde aber nie beschlossen.